請求書の書き方と送り方｜書く項目、メールで送るときの文例、送ったあとの入金確認まで

請求書とは？

請求書は、仕事や商品の代金を「いつまでに、いくら、どこへ支払ってほしいか」を相手に伝える書類です。見積書で合意した内容をもとに、実際に納品した分や作業した分を請求します。

個人事業主や小さな会社にとって、請求書は売上を確実に受け取るための大切な書類です。書き方や送り方を決めておくと、毎月の請求作業がぐっと楽になります。

請求書に書く主な項目

一般的には、次のような項目を入れます。

インボイス発行事業者の場合

インボイス発行事業者（適格請求書発行事業者）が交付する請求書（適格請求書）には、国税庁が示す記載事項があります。国税庁のタックスアンサーでは、主に次の項目が挙げられています。

  1. 書類作成者の氏名または名称および登録番号
  2. 取引年月日
  3. 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
  4. 税率ごとに区分して合計した税込対価（または税抜対価）の額および適用税率
  5. 税率ごとに区分した消費税額等
  6. 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

小売業や飲食店業など一部の業種には別の扱いもあります。自分が対象かどうか、どう書けばよいかは、国税庁の案内や税理士さんに確認してください。

また、国税庁の同じページでは、2027年（令和9年）4月1日から2029年（令和11年）3月31日までの2年間、飲食料品の譲渡について消費税率が引き下げられると案内されています。飲食料品を扱う方は、国税庁の特設サイトで詳しい内容を確認しておきましょう。

書き方のコツ

1. 見積書と内容をそろえる

見積書と請求書の金額や品名が違うと、相手の確認に時間がかかり、入金が遅れる原因になります。追加や変更があった場合は、明細や備考にその内容を書いておきましょう。

2. 支払期日をはっきり書く

「月末締め翌月末払い」など、取引先と決めた条件に合わせて、具体的な日付で書くと分かりやすくなります。

3. 請求書番号で管理する

番号を付けておくと、入金の確認や問い合わせのときに、どの請求書の話かすぐに分かります。

請求書の送り方

郵送で送る

紙の請求書を求める取引先には郵送します。控えを手元に残しておきましょう。

PDFにしてメールで送る

最近はPDFにしてメールで送る方法が増えています。郵送の手間や切手代がかからず、相手にも早く届きます。メールの件名は「【請求書】○月分 ご請求のお知らせ（屋号）」のように、ひと目で請求書と分かるものにすると親切です。

メール本文の例：

○○株式会社　○○様
いつもお世話になっております。○○（屋号）の○○です。
○月分の請求書をお送りいたします。添付のPDFをご確認ください。
お支払期日：○年○月○日
ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。

電子データで送ったときの保存

国税庁は、請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子データを送ったり受け取ったりした場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存する必要があると案内しています。メールで請求書を送っている方は、保存のしかたを確認しておきましょう。

なお、国税庁は、消費税の仕入税額控除を受けるための帳簿および請求書等について、原則として7年間の保存が必要と案内しています（6年目・7年目はどちらか一方の保存でよい、などの決まりもあります）。具体的な保存方法は、税理士さんや国税庁の相談窓口に確認してください。

送ったあとの入金確認

請求書は送って終わりではありません。支払期日が過ぎたら入金を確認し、入っていなければ早めに確認の連絡をしましょう。連絡するときは、責める言い方ではなく「行き違いでしたら申し訳ありません」と添えると、関係を損ねずに済みます。

請求書の数が増えると、「どれが入金済みで、どれがまだか」を把握するのが大変になります。請求ごとに入金状況を記録しておくと、確認漏れを防げます。

まとめ

請求書は、見積書と内容をそろえ、支払期日と振込先をはっきり書くことが基本です。インボイス発行事業者の方は、国税庁が示す記載事項も確認しておきましょう。送ったあとは入金の確認までをひとつの流れとして管理すると、請求漏れや入金漏れを減らせます。

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出典（確認日：2026-10-24）

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